Cómo desarrollar 
Programas  Efectivos   de auditoría interna para la industria de los bienes raíces.

EL TEMA DEL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE REVISIÓN PARA AUDITORIA INTERNA, ES VIEJO Y EN MUCHAS OCASIONES ÁRIDO Y DIFÍCIL DE EXPLICAR. SIN EMBARGO, LA IMPORTANCIA DEL TEMA ES MAYÚSCULA, DADO QUE LOS PROGRAMAS DE REVISIÓN DEFINEN EL TRABAJO A DESARROLLAR, EN ÁREAS CLAVE Y NORMALMENTE POR PERIODOS LARGOS Y/O SIGNIFICATIVOS.   

La plataforma de los programas de Auditoría Interna debiera ser un buen análisis de riesgos enfocado a los objetivos finales del negocio. Si realmente se busca darle valor a la Alta Gerencia, será necesario enfocar las revisiones a sus puntos de preocupación, y por supuesto a los factores críticos de éxito de la operación. Este artículo pretende dar una plataforma técnica en cuanto a la elaboración de programas de Auditoría Interna para la Industria de Bienes Raíces. El aspecto práctico de aplicación y su administración deberá ser considerado por aparte.

AUDITORÍA DE CLASE MUNDIAL

Antes de iniciar una descripción detallada de cómo realizar programas de Auditoría Interna para la Industria de Bienes Raíces, es importante analizar que es una función de Auditoría Interna de Clase Mundial. El analizar dicha definición nos ayudará a enfocar nuestros esfuerzos en la elaboración de los programas, hacia el cumplimiento de lo que se espera de Auditoría Interna.

La definición de Auditoría Interna, según el Instituto de Auditores Internos (IIA), es como sigue:

“La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.”

Analizando un poco los conceptos menos tradicionales de esta definición, tenemos: Agregar valor y mejorar las operaciones: El campo de actuación de Auditoría Interna es operacional y no únicamente financiero, contable y/o de control interno. Se espera que sea un área generadora de valor y no solo centro de costos. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos: No es un área pasiva. Se considera activa y directamente involucrada en la consecución de los objetivos del negocio. Evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno: Directamente ligada a las actividades claves y factores críticos de éxito del negocio. Esta parte de la definición es tan amplia, que deja espacio para que la función de Auditoría Interna se involucre prácticamente en todos los aspectos del negocio.

Si consideramos que una auditoría de clase mundial debe otorgar valor al negocio, dejando de ser únicamente un centro de costos, podemos decir que debe otorgar a la empresa, a través de sus observaciones y recomendaciones, tres aspectos básicos: logrados sean los fijados por la administración.

•Verificar que se concluyan las operaciones del negocio al menor costo posible.

•Verificar que se concluyan las operaciones del negocio en el menor tiempo posible.

Para lograr lo arriba mencionado, es necesario que la función de auditoría interna se enfoque en los aspectos críticos del negocio. Esto se alcanza con la identificación de los riesgos ligados al logro de objetivos, para así tomar decisiones de acción sobre los mismos.

ANÁLISIS DE RIESGOS

La plataforma de los programas de Auditoría, debiera ser el resultado de la categorización de los riesgos del negocio, que deben ser identificados considerando los objetivos particulares que existan para el mismo. Debemos recordar que se considera riesgo a cualquier evento, situación o circunstancia que pudiera ser un obstáculo para el logro de los objetivos del negocio.

Si tenemos claramente definidos cuales son los riesgos principales del negocio, será sencillo dirigir nuestros programas hacia las áreas de preocupación de la alta gerencia. Un ejemplo de la matriz de riesgo con que pueden presentarse los mismos, y servir de plataforma para asegurar que los programas cubren todos los riesgos, es como sigue:

1 Compra de activos con baja rotación

2 Compra tardía de suministros

3 Inventarios no disponibles

4 Exceder el tiempo otorgado por la licencia de construcción

5 Baja relación con arrendatarios

6 Uso de materiales de menor calidad que los especificados

7 Retorno de activo menor al de mercado

8 Baja demanda por situación política/social adversa en la región. Baja población.

CASO ESPECÍFICO EN LA INDUSTRIA DE BIENES RAÍCES

Como ya se comentó, una vez que entendemos cuales son los objetivos de una auditoría interna de clase mundial y la relevancia de sus programas, debemos identificar los riesgos críticos de la organización para atacarlos en dichos programas. Para ello, el auditor interno deberá tener conocimiento de la estrategia del negocio. Como hemos visto anteriormente el análisis de riesgos en el nivel estratégico evalúa la dirección hacia donde se perfila la empresa de bienes raíces y el momento en el tiempo en el que busca alcanzar sus objetivos. Este análisis, en forma conjunta con una evaluación de los procesos establecidos por la gerencia para el logro y materialización de las metas, deberá transformarse en un plan de auditoría. La función de Auditoría debe perfilar sus planes hacia donde la alta gerencia se dirige.

Los siguientes factores deberán ser tomados en cuenta en la elaboración de los programas:

• Entendimiento de los objetivos y expectativas del Consejo de Administración

•Conocimiento de la industria de bienes raíces y factores externos que la afectan

•Procesos y actividades desarrollados en la Industria de bienes raíces, enfocados a lograr las metas definidas en la estrategia de la organización.

a) Entender los objetivos y expectativas del Consejo de Administración

Es primordial que el análisis de riesgos se desarrolle con un enfoque de arriba hacia abajo en la organización. Esto significa que en primer lugar se comprendan las expectativas del Consejo de Administración y en forma posterior se identifiquen los riesgos, para que de esta manera la auditoría arroje los resultados esperados y logre satisfacción al Consejo de Administración y el Comité de Auditoría.
Es necesario saber qué es lo que la alta gerencia espera, para posteriormente emitir un juicio sobre la eficiencia de cualquier actividad, proceso o situación. De lo contrario no podremos estar seguros de que el enfoque de las pruebas diseñadas en los programas, realmente están dando valor a los altos niveles. 

b) Conocimiento de la industria de bienes raíces y factores externos que la afectan
 El tener un conocimiento general sobre la industria de bienes raíces permitirá identificar riesgos generados por la competencia y su expansión / participación en el mercado, fuentes externas de inversión y financiamiento, nuevos productos y servicios en el mercado, expansión internacional, entidades regulatorias entre otros. Obviamente los factores externos son difíciles o imposibles de controlar. Sin embargo la auditoría interna deberá verificar que los mismos sean comprendidos por la alta gerencia, y que existan procesos y/o actividades enfocadas a prevenir un impacto catastrófico en los resultados del negocio.

Algunos procedimientos de auditoría a ser incluidos en los programas, deberán ser indagatorios sobre la existencia de procesos preventivos o detectivos para posibles eventos, resultantes de factores externos, que pudieran afectar el negocio de los Bienes Raíces. Como ejemplo de esto podemos mencionar que un procedimiento de auditoría pudiera ser identificar si existen proveedores alternos, capaces de cubrir las necesidades del negocio y con precios variados, de ciertos productos requeridos para la construcción. Sin embargo, la verificación de que dicho procedimiento se desarrolle en forma eficiente, es distinto o en su caso complementario, al hecho de que exista el procedimiento. En algunas ocasiones, el auditor revisa únicamente los procedimientos y actividades ya existentes. Pero precisamente el mayor riesgo puede ser que no se tenga un proceso que cubra dicha situación particular. Esa puede ser una primera observación significativa, sin haber revisado documentación alguna. El programa debiera especificar dicho análisis.

Para efectos de apoyar el análisis estratégico de la industria de bienes raíces, se presenta el cuadro A-1.

c) Procesos y actividades desarrolladas en la Industria de bienes raíces, enfocados a lograr las metas definidas en la estrategia de la organización.

El tener un conocimiento general sobre la industria de bienes raíces permitirá identificar los procesos necesarios para lograr los resultados esperados. Dentro de los programas de auditoría, la mayor revisión normalmente se enfoca a los procesos de negocio. Es importante que, para el desarrollo de los programas, se evalúe cómo se analizará el negocio desde una perspectiva integral. Lo antes mencionado significa, que si un procedimiento de auditoría es una actividad puntual, independiente al resto del programa, es muy probable que no logre captar otro tipo de áreas de oportunidad del negocio que finalmente pueden resultar en una observación de valor agregado para el mismo. Explicando un poco el punto anterior, podemos concluir que si analizamos una actividad en forma independiente, la misma pudiera estar siendo realizada en forma eficiente. Sin embargo, al ligarla al resto de las actividades que la anteceden, no aporta valor, y aún puede llegar a ser un cuello de botella en el logro final del objetivo del proceso.

Como ejemplo de lo antes mencionado se tiene una actividad de pago a proveedores, en la que los controles son rígidos y complejos; lo cual genera tiempo en la actividad. Analizada en forma independiente se puede concluir que existe un buen control, y que el mismo es eficiente para el fin particular de los pagos. Sin embargo, cuando dicha actividad se analiza en forma conjunta con otras actividades relacionadas, esta rigidez puede estar deteniendo el proceso, al grado que los proveedores perciban una falta de valor al realizar negocio con la organización y por lo tanto decidan suspender actividades, o traspasar ese costo resultante de la espera de tiempo en los pagos, al valor de la mercancía. Al final del camino, la actividad no está generado valor al negocio. Al contrario, logró que se tuviera un costo mayor.

Por lo tanto, se sugiere que los programas de auditoría se elaboren considerando procesos completos, fáciles de unificar a través de la unión de ciertos subprocesos, para analizar la eficiencia de dichas actividades ligadas para otorgar valor al negocio en su conjunto. En algunos casos, debido a la complejidad de la Industria de Bienes Raíces, es importante considerar que ciertos procesos de negocio, pudieran llegar a ser operaciones tan complejas e independientes entre sí, que sería necesario definirlas como unidades económicas de negocio (UEN) independientes. Esta independencia forzaría

a que las mismas tuvieran que pasar por un análisis de riesgos segregado e independiente de los otros procesos. Esto en forma adicional al servicio y ligaque exista entre el proceso analizado, yel resto de los otros procesos de la organización.

Para poder desarrollar los programas de auditoría, es necesario (ver cuadro A-4)

• Identificar los distintos segmentos auditables (Unidades de negocio con características distintas que ameriten análisis independientes)

• Desarrollar el modelo de riesgos (Desde la identificación de riesgos de estrategia, factores externos y  procesos).

• Desarrollo de los programas de auditoría, enfocado a aspectos críticos del

negocio, de interés del Consejo de Administración y dando seguimiento a aspectos que pudieran impedir el logro de los objetivos planteados por la Compañía.

RIESGOS A SER CONSIDERADOS EN LOS PROGRAMAS

Obviamente sería imposible describir todos los riesgos que debieran considerarse en programas específicos para la industria de Bienes Raíces. Esto iniciando porque cada organización tiene estrategias y modelos de negocio diferentes. El cuadro A-3 presenta algunos riesgos generales que deben ser cubiertos por los programas. Cabe recordar que todas las actividades de un proceso específico debieran tener sinergia para lograr el propósito del mismo. Por lo tanto, a pesar de no detallar todos los riesgos a ser considerados en un programa, entender el objetivo del proceso particular, hace más fácil definir si las actividades desarrolladas en el mismo otorgan valor, o en su caso debieran ser modificadas o anuladas

CONCLUSIÓN

Podemos concluir que la elaboración de programas de auditoría no es una tarea fácil. También es crítico que los mismos consideren aspectos significativos de negocio, adicionales a los tradicionales de cumplimiento. De otra forma será difícil que la función de auditoría Interna otorgue valor. Por último, es importante que la generación de los programas tenga una amplia supervisión por parte de los líderes del grupo de Auditoría Interna para enfocarlos a aspectos trascendentes del negocio, lo cual sólo se logrará conociendo las inquietudes existentes en el negocio, así como la industria particular y las características del Mercado de Bienes Raíces.